5 Tips untuk Manajemen Transportasi dan Logistik yang Efisien
Manajemen transportasi dan logistik memiliki keterkaitan yang sangat erat dalam rantai pasokan. Transportasi menentukan kesuksesan proses distribusi ke konsumen. Tetapi, tanpa strategi manajemen logistik yang tepat, pemenuhan kebutuhan konsumen akan sulit dicapai. Dalam artikel ini kami merangkum beberapa tips yang dapat Anda implementasikan untuk pengelolaan transportasi dan logistik yang lebih efisien.
1. Susun Perencanaan yang Matang
Langkah pertama yang perlu dilakukan untuk manajemen transportasi dan logistik yang lebih baik adalah membuat perencanaan yang matang. Ada banyak elemen yang dilibatkan di dalam perencanaan, mulai dari pengadaan barang, penyimpanan barang, hingga pengiriman barang.
Parameter-parameter lainnya yang harus dipertimbangkan adalah waktu, kendaraan, dan biaya. Operator rantai pasokan harus dapat menyusun alur proses yang jelas agar seluruh operasional dapat berjalan dengan baik. Tujuan dari perencanaan sendiri adalah untuk mencapai hasil dan keuntungan yang maksimal dalam waktu sesingkat mungkin.
Perencanaan yang baik seharusnya memang minim kendala, namun manajer yang baik perlu membuat persiapan untuk hal-hal yang tidak terduga, misalnya ketika barang yang dipesan ke supplier tidak tersedia atau mengalami keterlambatan pengiriman atau ketika transportasi rusak atau jumlahnya tidak mencukupi untuk melakukan pengiriman.
Jika seluruh komponen yang dilibatkan dalam perencanaan ini dijalankan secara manual dan terpisah, maka akan sulit bagi manajer untuk mendeteksi masalah, memonitor kemajuan, dan melakukan perbaikan. Oleh karena itu, sangat penting untuk memiliki sebuah sistem yang dapat mengintegrasikan seluruh proses.
2. Gunakan Sistem Manajemen Transportasi Otomatis
Tidak ada cara yang lebih praktis ketimbang mengotomatiskan manajemen transportasi Anda. Sistem manajemen transportasi otomatis membuat proses pengangkutan dan pengiriman barang menjadi lebih sederhana. Operator akan dapat mengetahui kendaraan mana yang sedang beroperasi, di mana mereka berada, dan kendala apa yang mereka hadapi.
Selain memudahkan pelacakan transportasi, perangkat lunak manajemen transportasi juga memberikan kemudahan-kemudahan lain bagi manajer seperti:
- Mencatat dan mengatur perjalanan
- Melacak penggunaan bahan bakar pada setiap kendaraan
- Menentukan dan melacak pengemudi untuk setiap transportasi
- Melacak kargo berdasarkan jadwal pengiriman
- Menghasilkan data analitik lengkap secara real-time
3. Perkuat Kinerja Tim Anda
Tidak peduli divisinya, tim Anda merupakan orang-orang yang memiliki peran penting terhadap pertumbuhan bisnis Anda. Baik itu di bagian pengadaan barang, pengiriman, atau gudang, semuanya harus dapat bekerja secara produktif dan serempak demi mencapai hasil yang optimal.
Oleh karena itu, penting bagi Anda sebagai pemimpin untuk memberikan pelatihan karyawan secara reguler untuk meningkatkan kemampuan dan kecepatan mereka. Pastikan mereka memahami SOP perusahaan, tanggung jawab mereka, serta teknologi yang digunakan oleh perusahaan.
Pastikan Anda memiliki manajemen HR yang kuat, yang mengedepankan kebutuhan dan perkembangan karyawan Anda. Pertimbangkan untuk menggunakan sistem HRM terintegrasi untuk membantu tim HRD memonitor pencapaian karyawan, membuat survei kepuasan karyawan, dan melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan.
4. Optimalkan Juga Manajemen Gudang Anda
Operasional logistik tidak dapat berjalan lancar tanpa manajemen gudang yang baik. Penyimpanan barang dan penataan gudang berpengaruh pada proses pengiriman. Oleh karena itu, penting untuk memastikan seluruh barang tertata dengan sangat baik.
Simpan barang-barang yang mudah rusak di tempat yang sejuk (atau dalam lemari pendingin untuk produk makanan). Letakkan produk-produk dengan permintaan tinggi di area yang mudah dijangkau. Permudah forklift untuk melintasi setiap lorong untuk mempercepat pengambilan barang dan gunakan sistem manajemen inventaris yang terintegrasi dengan barcode scanner untuk memudahkan pencatatan barang yang masuk dan keluar.
Untuk pengelolaan gudang yang efektif, silakan baca beberapa artikel berikut ini:
- Tips Mempercepat Pengambilan Barang di Gudang
- Tips Mengoptimalkan Manajemen Gudang untuk Retail
- Mengoptimalkan Inventaris Melalui Warehouse Management
5. Kontrol Biaya Operasional
Mengontrol biaya operasional adalah langkah yang baik untuk meningkatkan efisiensi dalam manajemen transportasi dan logistik Anda. Pertama-tama, Anda perlu menganalisis seluruh pengeluaran yang berkaitan dengan transportasi dan logistik Anda. Ketahui faktor-faktor apa saja yang menyebabkan tingginya biaya pengeluaran Anda.
Apakah pemilihan rute pengiriman Anda menyebabkan penggunaan bahan bakar Anda boros? Apakah pengadaan barang yang tidak tepat yang menyebabkan bengkaknya biaya inventaris Anda? Atau apakah masalahnya justru ada pada kemasan barang Anda? Ini adalah beberapa contoh hal yang perlu Anda cari tahu.
Salah satu cara paling efektif untuk menganalisis dan menghemat biaya operasional adalah dengan mengadopsi solusi otomatis seperti sistem ERP. Perangkat lunak ini mengotomatiskan seluruh proses, memastikan setiap proses berjalan dengan cepat dan tepat sehingga kesalahan-kesalahan yang dapat menyebabkan kerugian dapat diminimalisir. Selain itu, sistem ini juga membantu mengestimasi pendapatan dan pengeluaran untuk periode tertentu sehingga Anda akan dapat mengalokasikan anggaran Anda dengan lebih bijak.